DOSTĘP DO ZASOBU ARCHIWALNNEGO

Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia  22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161 ).

Tryb występowania o udostępnienie zasobu archiwalnego

Udostępnienie materiałów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie winno zawierać:

1. Imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel.
2. Nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna.
3. Wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą.
4. Określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych.
5. Proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

Ponadto, do zgłoszenia należy załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udostępnieniem zasobów archiwalnych w Straży Granicznej
 

Udostępnienie dokumentacji następuje poprzez:

1. Umożliwienie wnioskodawcy lub upoważnionemu przedstawicielowi osobistego zapoznania się z oryginalnymi dokumentami lub ich kopiami.
2. Przekazanie wnioskodawcy informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na jego pytanie/pytania.
3. Przekazanie kopii akt lub wyciągu.
4. Wypożyczenie wnioskodawcy akt lub ich części.

Udostępnienie podmiotom oraz osobom fizycznym akt następuje za zgodą Komendanta Morskiego Oddziału Straży Granicznej w Gdańsku
 

Komendant Morskiego Oddziału SG lub osoby przez niego upoważnione mogą:

1. Udostępnić dokumentację z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości jej reprodukowania ze względu na zły stan fizyczny akt, żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentacji zbędnej do prowadzenia prac.
2. Ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.

Udostępnienie akt nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania. Udostępnienie dokumentacji jest bezpłatne z wyjątkiem przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów w postaci reprodukcji, archiwum pobiera od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę, w której wysokość regulują przepisy w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt zawierających informacje niejawne następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych (Ustawa o ochronie informacji niejawnych dnia 5 sierpnia 2010 r. Dz.U. Nr 182, poz. 1228).