Zgłoszenia zewnętrzne
Przepisy rozdziału 4 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928) regulujące dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być przekazywane przez sygnalistę:
a) pisemnie na adres do korespondencji: Wydział Kontroli Komendy Morskiego Oddział Straży Granicznej, ul. Oliwska 35, 80 - 563 Gdańsk; z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne. Do rąk własnych, nie otwierać w kancelarii”;
b) elektronicznie poprzez e-mail na adres: wk.mosg@strazgraniczna.pl;
c) ustnie – telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, pod numerami: 58 524 20 60; 58 524 24 61; 58 524 24 72;
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
d) ustnie – osobiście podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty wniosku w tym zakresie. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne dokonane osobiście będzie podczas bezpośredniego spotkania dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
Zgłoszenie powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienia przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym datę i miejsce zaistnienia nieprawidłowości;
b) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne), w tym świadków nieprawidłowości;
c) dane identyfikacyjne sygnalisty;
d) dane umożliwiające kontakt z sygnalistą (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), jeżeli chce być informowany o podjętych działaniach w związku z złożonym zgłoszeniem.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego osoba upoważniona przez Komendanta MOSG podejmie z zachowaniem należytej staranności i bezstronności działania polegające na wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego. W ich trakcie ustalone zostanie, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania MOSG. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania MOSG ustalony zostaje organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, któremu zostanie przekazane zgłoszenie zewnętrzne. Osoba upoważniona przez Komendanta MOSG może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
MOSG przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
MOSG poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Przyjmowanie oraz rejestracja zgłoszeń zewnętrznych, a także weryfikacja informacji w nich zawartych dokonywana jest jedynie przez osoby posiadające stosowne upoważnienia udzielone przez Komendanta MOSG. Wykorzystanie przez sygnalistę wskazanych powyżej kanałów komunikacji służących do przekazywania zgłoszeń zewnętrznych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Działania następcze podejmowane w MOSG będą miały charakter wewnętrznych postępowań mających na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Stosowane środki ochrony prawnej wynikają z przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz procedur wewnętrznych. Osoby rozważające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mogą uzyskać poufna poradę dzwoniąc pod jeden ze wskazanych numerów telefonów: 58 524 20 60; 58 524 24 61; 58 524 24 72.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928), pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Zachęcamy do dokonywania zgłoszeń w formie zgłoszeń wewnętrznych w oparciu o przyjętą w MOSG procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej MOSG, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych .
ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
I. Informacje ogólne:
1. Dane osobowe dot. zgłoszeń naruszenia prawa, o których mowa w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. ustawy o ochronie sygnalistów przetwarzane są w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia działań następczych, zgodnie z zasadami o których mowa w art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)
2. Przetwarzane dane, o których mowa powyżej mogą dotyczyć:
1) sygnalistów,
2) osób, których dotyczy zgłoszenie,
3) osób trzecich, wskazanych w zgłoszeniu,
3. Przetwarzaniu podlegają tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu.
II. Obowiązki administratora, osób przetwarzających dane oraz zasady udostępniania:
1. W MOSG zostały wdrożone środki organizacyjne i techniczne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w zakresie wymaganym przepisami prawa, w tym ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjętym zgłoszeniem i podjętymi działaniami następczymi.
2. Dane sygnalisty podlegają ochronie zgodnie z przepisami ustawy. Mogą być ujawnione wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa, np. podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowań.
3. Dane sygnalisty mogą zostać ujawnione osobom, których dotyczy zgłoszenie lub osobom trzecim wskazanym w zgłoszeniu, jeżeli sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Ujawnienie będzie się wiązać przede wszystkim z obowiązkiem spełnienia w stosunku do tych osób obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 RODO, w ramach którego podaje się źródło pochodzenia danych.
4. Dostęp do danych osobowych, o ile zostaną ujawnione mają wyłącznie osoby pisemnie upoważnione do przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych. Osoby te są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą zgłoszeń.
III. Realizacja praw osób, których dane dotyczą:
1. Zapewnia się realizację praw osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń, wskazanych w treści klauzuli informacyjnej kierowanej do:
- sygnalisty,
- osoby(osób), których dotyczy zgłoszenie oraz
- osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu,
z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów:
1) administrator nie informuje osób, których dane są przetwarzane na postawie art. 14 RODO (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu) o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie,
2) w ramach realizacji prawa dostępu do danych osobowych administrator nie przekazuje informacji o źródle danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził zgodę na takie przekazanie.
3) Klauzule informacyjne dla sygnalisty, dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz dla osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE są dostępne pod adresem
4) Klauzule informacyjne dla sygnalisty przekazywane są na etapie przesyłania informacji potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia, natomiast klauzule informacyjne dla innych osób przekazywane będą w momencie podjęcia pierwszego kontaktu organu z osobą.
IV. Czas przechowywania i usuwanie danych osobowych:
1) Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń, będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
2) Po upływie okresu przechowywania dane osobowe będą usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem będą niszczone. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach(Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się. Wyjątek stanowi przypadek, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa
https://bip.brpo.gov.pl/pl/sygnalisci
Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia
Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada